電子帳簿保存法の概要について

2023年10月11日

その他

令和6年1月1日から改正電子帳簿保存法の対応が義務化され、企業における会計書類の保存ルールが変わります。
今回は電子帳簿保存法の概要を説明いたします。なお、本号はNTS総合税理士法人に寄稿いただきました。

電子帳簿保存法は3パターンの帳票の保存ルール

(1)会計システムに入力した会計データとしての帳票(電子帳簿等保存)

会計ソフトで作成している仕訳帳・総勘定元帳などの帳簿や、損益計算書などの決算関係書類、パソコンで作成した見積書・請求書などを取引相手に紙で渡したときの控えを言い、これらの帳票はプリントアウトせずにデータのまま保存することができます。

(2)取引先と紙媒体でやり取りした帳票(スキャナ保存)

取引先から紙で受け取った書類、手書などで作成して取引先に紙で渡した書類の控えを言います。
これらの帳票は、その書類自体を保存する代わりに、スキャナやスマートフォンなどで読み取って、電子データとして保存することができます。事前に特別な手続きは原則不要ですが、様々なルールを満たす必要があるため、対応ソフト等を使用することが一般的です。

(3)取引先とデータでやり取りした帳票(電子取引データの保存)

これらの帳票は、一定のルールの下で保存することが義務付けられ、プリントアウトして紙で保存することは認められなくなります。

「取引先とデータでやり取りした帳票(電子取引データ)」の保存ルール

(1)上記1.(3)の電子取引データの保存にあたっては、下記2点の要件を満たす必要があります。

①真実性の確保(改ざん防止):データにタイムスタンプを付したり、訂正削除履歴が残る(あるいはそもそもできない)システムで管理するほか、不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程を制定し、遵守するということも認められています。

②可視性の確保(検索機能):ディスプレイ・プリンタ等を備え付け、かつ、日付・金額・取引先について一定の検索要件を充足する必要があります。なお、以下のいずれかに該当すれば、税務職員からの求めに応じてダウンロード可能にしておく※ことで、「検索要件」に代えることがことができます。

・2年(期)前の売上高が5,000万円以下
・電子取引データをプリントアウトし、日付・取引先ごとに整理された状態で提示・提出が可能

※税務職員からのデータ提示・提出の要求があった時に求めに応じることが出来る環境。

相当の理由によりシステム対応が間に合わなかった場合

資金繰りや人材不足などの「相当な理由」により、令和6年1月1日までに上記2.の対応ができない場合は、「出力書面の保存」および「求められた際にデータで渡せる状態」を満たすことで猶予措置の適用を受けることができます。システムが整っているにも関わらずルールに従った保存をしていない場合には、猶予措置の適用は受けることができませんのでご注意下さい。

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